A koronavírus járvány következtében meghiúsult utazások, rendezvények, egyéb események költségeinek elszámolása

A koronavírus járvány kihatással lehet a támogatott projektek megvalósítására és a projektekben vállalt kötelezettségek teljesítésére elsősorban a tervezett utazások, rendezvények, egyéb események elmaradása révén. Ezen támogatott eseményeknek a kedvezményezett által kifizetett és vissza nem térített költségeit – vis maior helyzetre való tekintettel – az NKFI Hivatal a projekt keretében elszámolhatónak tekinti. Az elmaradt utazásokkal, rendezvényekkel, egyéb eseményekkel kapcsolatos bejelentésektől (az alább olvasható eset kivételével) az NKFI Hivatal eltekint, azonban a projekt előrehaladásáról szóló soron következő beszámolóban ismertetni szükséges az elmaradt eseményhez kapcsolódó költségeket, az esemény meghiúsulásának részletes indoklását, továbbá be kell mutatni a károk enyhítése, a kifizetett költségek visszatérítése érdekében tett intézkedéseket (lehetőség szerint alátámasztó dokumentumok kíséretében). Az NKFI Hivatal ezen információk alapján ellenőrzi az egyes költségtételek vis maior helyzettel összefüggő elszámolhatóságát.

Felhívjuk ugyanakkor a figyelmüket, hogy amennyiben a meghiúsult utazás, rendezvény, egyéb esemény a támogatott projekt megvalósítását teljes egészében ellehetetleníti, ezen tényt az NKFI Hivatalnak a Teljesítési Feltételekben foglalt rendelkezések szerint kell bejelenteni.

Abban az esetben, ha a kialakult járványhelyzet következtében a projekt megvalósításában, ütemezésében is változás várható, szükségessé válhat a támogatási szerződés vagy támogatói okirat módosítása, amelyre nézve szintén a Teljesítési Feltételek előírásait kell alkalmazni.

A beszámolók, valamint a beszámolókhoz és szerződésmódosítási kérelmekhez kapcsolódó hiánypótlások benyújtása

A beérkezett beszámolók és szerződésmódosítási kérelmek folyamatos feldolgozása érdekében kérjük, hogy – amennyiben a beszámolók benyújtására nem az EPTK felületen került sor – a beszámolókhoz és szerződésmódosításokhoz kapcsolódó hiánypótlásokat elektronikus, szkennelt változatban (a táblázatokat emellett Excel formátumban is) szíveskedjenek benyújtani a következő e-mail címen: nkfialap@nkfih.gov.hu. Felhőszolgáltatás használata esetén a hiánypótlás dokumentumait elegendő a tárhelyre feltölteni és ahhoz az NKFI Hivatal számára jelszót biztosítani az előbb említett e-mail elérhetőségen.

Az EPTK felületen benyújtott beszámolók és szerződésmódosítási kérelmek esetén – az ügymenet gyorsítása céljából, továbbá a pályázatkezelő rendszer sajátosságaira tekintettel – az NKFI Hivatal munkatársai esetenként az EPTK felület helyett e-mailen is küldhetnek értesítést az EPTK felületen megadott kapcsolattartó/projektvezető részére (az ott rögzített e-mail címre) a hiánypótlás keretében beküldendő dokumentumokról. Kérjük, az e-mailben történő megkeresés esetén is az előzőekben ismertetett módon szíveskedjenek eljárni.

Az EPR felületen benyújtott pénzügyi beszámolók folyamatos feldolgozása érdekében kérjük, hogy a rész- és záró pénzügyi beszámolók aláírt példányát – a kísérő nyilatkozatokkal együtt – szkennelt változatban szíveskedjenek benyújtani a következő e-mail címen: nkfialap@nkfih.gov.hu.

A jelen intézkedés keretében elektronikusan benyújtott és az NKFI Hivatal által elfogadott dokumentumok eredeti, papír alapú változatát a későbbiekben sem szükséges az NKFI Hivatal részére benyújtani, ugyanakkor felhívjuk figyelmüket, hogy az eredeti iratok meglétét az NKFI Hivatal munkatársai egy esetleges helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálni fogják.

A helyszíni ellenőrzések felfüggesztése

Tájékoztatjuk továbbá Önöket, hogy a 40/2020. (III. 11.) Kormányrendelettel kihirdetett veszélyhelyzetre tekintettel az NKFI Hivatal felfüggesztette a támogatott projekteket érintő helyszíni ellenőrzési tevékenységét.

Amennyiben a beszámolókhoz és szerződésmódosítási kérelmekhez kapcsolódó hiánypótlási eljárás, valamint a helyszíni ellenőrzések ismét a megszokott rendben folytatódnak, ezt újabb közleményben tudatjuk Önökkel.

Megértésüket és együttműködésüket köszönjük!

NKFI Hivatal