Felhívjuk figyelmüket, a beszerzésekre vonatkozó szabályokat mindig a vonatkozó Pályázati Felhívás és Útmutató, illetve a Támogatási Szerződés és annak mellékletei tartalmazzák.
Amennyiben az adott előírás rögzíti a piaci ár igazolását vagy árajánlat bekérését, abban az esetben egy költségtétel alátámasztása 1 db érvényes, a helyzet- és piacfelmérésben résztvevő által kiállított tájékoztatással, vagy ajánlattal történik. Ezen dokumentum tartalmazza (a projekt keretén belül, a támogatási kérelem benyújtását követően beszerzésre kerülő új eszköz esetén) például:

• a helyzet- és piacfelmérésben résztvevők megnevezését, aláírását, nyilatkozatát a kereskedői vagy gyártói státuszra vonatkozóan;
  
• a piacfelmérés tárgyának pontos megnevezését; típusát, műszaki paramétereit, szakmai jellemzőit, rendelésre gyártott beszerzés esetén a technikai feltételek és az egyedi költségkalkuláció részletes feltüntetését;
  
• az eszköz gyártási évét és a forgalmazó nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy az eszköz új;
  
• a helyzet- és piacfelmérésben résztvevők honlapjának elérését.
  

Az NKFI Hivatal az ellenkező bizonyításáig egy nyilatkozatot felelősségvállalásként kezel, azaz hogy a kiállítója a nyilatkozatot megtette, elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el.

Amennyiben az Ajánlattevő szövegszerűen rögzíti, hogy üzletszerűen foglalkozik a gyártással / forgalmazással / szolgáltatás nyújtásával és / vagy az adott termék új, úgy az NKFI Hivatal felé az ajánlat nyilatkozatként is szolgál – viszont, ez esetben kötelező ellátni keltezéssel, aláírással, bélyegzővel vagy elektronikus aláírással az ajánlatot.

Az NKFI Hivatal legjobb tudomása szerint az SAP és a SCALA megbízható software-ek, amelyek nem csak valós információkat nyújtanak a döntések meghozatalához, hanem alkalmasak az előzmények visszakeresésére is. Ennek okán biztosítottnak tekinthető azon árajánlatok érvényessége, amelyek ezen ügyviteli rendszerekből lettek generálva.

Másrészről egyértelmű, hogy a keltezéssel, aláírással és bélyegzővel ellátott (be)szállítói nyilatkozat – miszerint az ügyviteli rendszer által generált árajánlat érvényes – mindig irányadó.

Ugyanezen szabály alkalmazandó az on-line rendszeren keresztül beérkező ajánlatokra. Az NKFI Hivatal elfogadja az ajánlatról készült képernyőmentést, illetve a kinyomtatott ajánlatot, amennyiben ezeken jól kivehetőek és beazonosíthatóak a felek, az ajánlat tárgya és értéke, a projektazonosító, valamint a printscreen avagy nyomtatás készítésének dátuma.

Viszont felhívjuk figyelmüket, hogy ügyviteli rendszerből / online felületről generált ajánlat esetén, mellékelni szükséges az Ajánlattevő kifejezett nyilatkozatát az üzletszerű tevékenységre és / vagy a termék újszerűségére vonatkozóan (keltezéssel, aláírással, bélyegzővel vagy elektronikus aláírással).

Továbbá, az NKFI Hivatal elfogadja a projektazonosító árajánlaton történő utólagos feltüntetését, amennyiben az Ajánlatkérő záradékként rögzíti azt.