Az EPR-be az alábbi űrlap segítségével történhet a regisztráció: intézmény adatlap PDF (248 KB)

Amennyiben az adott intézmény valamely kutatója NKFIH Kutatás-fejlesztési pályázatban kíván részt venni, úgy intézményét regisztrálniuk kell az NKFIH Elektronikus Pályázati Rendszerébe (EPR) az intézményi adatlap kitöltésével.

A regisztrációval az intézmények is közvetlen kapcsolatba kerülnek az NKFI Hivatal elektronikus rendszerével. Az elektronikus ügyintézés lehetővé teszi

• az intézmény képviselőjének és pénzügyi vezetőjének adathozzáférését;
  
• az illetékes pályázati jóváhagyások („aláírások”) elektronikus intézését;
  
• az intézményhez tartozó kutatóhelyek és kutatók jogállásának hitelesítését;
  
• a kutatási projektek szakmai és pénzügyi jelentéseinek benyújtását;
  
• pályázatok készítését és benyújtását;
  
• a kutatók személyi adatlapjainak kezelését.
  

A fentieknek megfelelően, minden regisztrált intézmény a melléklet szerinti szerepkörökre belépési jogosultságot kap az NKFI Hivatal elektronikus rendszerébe.

A regisztrált intézmény kijelölt adminisztrátora regisztrálhat új kutatót az intézményhez, vagy annak valamelyik kutatóhelyéhez. Amennyiben a kutató még nincs regisztrálva az elektronikus pályázati rendszerben (EPR), az intézményénél kijelölt adminisztrátorhoz szükséges fordulni. Az intézményi adminisztrátorok nevét és elérhetőségét az alábbi lista tartalmazza: intézmény adminisztrátorok.

Az újonnan regisztrált kutató adatait minden esetben az NKFI Hivatal munkatársai ellenőrzik, hogy egy személy adatai többször ne szerepeljenek az adatbázisban. Az újonnan regisztrált személy a jóváhagyás után (általában a regisztrációt követő 1-2 napon belül) léphet be az elektronikus rendszerbe a megadott felhasználónevével és jelszavával, amelyeket megváltoztathat.

Amennyiben a kutató egy kutatási témapályázat vezető kutatója és csatlakoztatni szeretne egy a pályázatban meg nem nevezett kutatót a projekthez, akkor kérnie kell felvételét a projektet kezelő zsűriügyintézőnek küldött e-mailben, egyidejűleg – intézményi adminisztrátora megkeresésével – regisztrálni kell a személyt az elektronikus rendszerben.
Regisztrációhoz szükséges adatok: név, születési hely és idő, e-mail cím. A kérelem jóváhagyása és a regisztráció (intézményi adminisztrátor) után a Hivatal illetékes munkatársa csatlakoztatja a személyt a projekthez, és rögzíti a kérelemben foglalt adatokat (pl. részvételi intervallum, projektben vállalt feladatok, FTE stb.).

A személyi adatokban történő változásokat a kutatók maguk módosítják az elektronikus rendszerben. Kivétel ez alól a kutató neve és e-mail címe, ezek megváltoztatását a kutatónak kell kezdeményezni az intézménye adminisztrátoránál, aki jogosult ezen adatok módosítására (a kutatónak lehetősége van másodlagos e-mail cím megadására, melyet saját maga is rögzíthet).

Amennyiben a kutató nem regisztrált intézményhez tartozik, úgy a Hivatal munkatársa jogosult módosítani a nevét és e-mail címét. Kutatóhely változása esetén csak az intézmény adminisztrátora tudja rögzíteni a változásokat (az „Önéletrajz” menüpontban a kutató maga adhatja meg korábbi és jelenlegi munkahelyeit, de ezen adatok a „Személyi adatlapon” nem jelennek meg, csak szakmai információként szolgálnak).

Az intézmény adataiban történt változást, illetve az intézményi képviselők nevét és e-mail címét a Hivatal munkatársa jogosult módosítani a beküldött Intézményi adatlap alapján.

A kutatóhely adataiban történt változás okát/okait az intézmény adminisztrátora módosítja.

A mellékelt adatlapon meg szükséges adni az egyes szerepkörökre kijelölt személyeket. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az NKFI Hivatal informatikai rendszeréhez jogosultságot kapó adminisztrátor és referens hozzáfér az intézmény pályázatainak és kutatási projektjeinek bizalmasan kezelendő részleteihez is, így a hozzáférést biztosító jelszavak titkosságának biztosítására különösen figyelni kell.

Az adatlaphoz mellékelni szükséges az intézményvezető, és az intézmény pénzügyi vezetőjének 3 hónapnál nem régebbi aláírási címpéldányát. Lehetőség van helyettes aláíró személyt kijelölni, ebben az esetben be kell küldeniük a helyettes aláíró személy aláírási címpéldányát is.

Az EPR-ben történő regisztrálás az NKFI Hivatal részéről általában 14 munkanap alatt megtörténik. A belépéshez szükséges felhasználónevet és aktivációs linket a jogosultak az e-mail címükre kapják meg.

Intézmény Vezető (IV) (pl. rektor, igazgató stb.): számára hozzáférést biztosítunk az intézményhez tartozó minden finanszírozott kutatás, továbbá folyamatban lévő pályázat valamennyi adatának megtekintésére, valamint az intézmény kutatói által benyújtandó pályázatok véglegesítés előtti elektronikus jóváhagyására.
Technikai útmutató az intézmény vezetője (IV) részére PDF (152 KB)

Intézmény Pénzügyi Vezető (IPV) (pl. gazdasági igazgató): számára hozzáférést biztosítunk az intézményhez tartozó minden finanszírozott kutatás, továbbá folyamatban lévő pályázat pénzügyi adatainak megtekintésére, valamint az intézmény kutatói által benyújtandó pályázatok költségterveinek véglegesítés előtti elektronikus jóváhagyására.
- Amennyiben az intézményben több IPR jogosultságot igényelnek, ebben az esetben az IPV feladata a projektek IPR-ekhez történő rendelése.
- IPV joggal lehet IPM-(ek)hez IPR-(eke)t hozzárendelni.
Technikai útmutató intézmény pénzügyi vezető (IPV) részére PDF (151 KB)

Intézményi Adminisztrátor (IA) (pl. pályázati felelős, ügyintéző): részére hozzáférést biztosítunk az intézményhez tartozó minden finanszírozott kutatás, továbbá folyamatban lévő pályázat valamennyi adatához, hogy azokból az intézmény vezetése részére adatokat szolgáltathasson, kimutatásokat készíthessen. Az intézményi adminisztrátor feladatává válik ugyanakkor az intézményi adatok karbantartása, így az intézményhez tartozó
- kutatóhelyek (pl. tanszékek, osztályok, intézetek) struktúrájának létrehozása, adataiknak megadása, karbantartása;
- pályázatokban és futó projektekben részt vevő kutatók hitelesítési adatainak megadása (új kutatók regisztrálása; regisztrált kutatók esetében névváltozás, e-mail cím változás, kutatóhely változás rögzítése).
Technikai útmutató intézményi adminisztrátor (IA) részére PDF (168 KB)

Intézmény Pénzügyi Referense (IPR) (pl. gazdasági ügyintéző, számviteli munkatárs): az intézmény pályázati pénzügyeit kezelő munkatársként hozzáférést kap az NKFI Hivatal adatbázisban szereplő valamennyi, az intézményhez tartozó pénzügyi adathoz, hogy azokból az intézmény vezetése részére adatokat szolgáltathasson, kimutatásokat készíthessen. Az intézmény pénzügyi referensének feladatává válik ugyanakkor az intézményben futó NKFI Hivatal kutatási projektek esedékes pénzügyi jelentéseinek elkészítése.
Technikai útmutató intézményi pénzügyi referens (IPR) számára PDF (159 KB)

Intézményi Pénzügyi Megtekintő (IPM) (nem kötelezően megadandó szerepkör): Rögzítői, módosítási joggal nem rendelkezik.
Az IPV egy vagy több IPR-t rendelhet hozzá egy IPM-hez.
IPM jogosultsággal lehetséges a hozzárendelt IPR-k által kezelt projektek pénzügyi adatainak, elszámolásainak és finanszírozási tételeinek megtekintése.
Technikai útmutató intézményi pénzügyi megtekintő (IPM) számára PDF (147 KB)

A publikációk, valamint a közleménystatisztikai táblázat esetén az NKFI Hivatal az MTMT adatait tekinti hivatalosnak és ezen adatbázis alkalmazását javasolja a kutatóknak. Az EPR rendszert felkészítettük az MTMT adatainak fogadására a publikációs listák és a közleménystatisztikai táblázat tekintetében. Közleményeit áttöltheti az MTMT-ből és tetszés szerint csatolhatja benyújtandó pályázatához, illetve támogatott projektje esedékes szakmai beszámolójához.

Publikációs lista importálása

Figyelem! Kérjük, minden esetben győződjön meg az importált adatok megfelelőségéről. Amennyiben eltérést tapasztal, a rekordok manuálisan javíthatók.

1. Belépés a bal oldali menüben a „Saját adatok”,
   
2. majd a „közlemények és idézettség” menüpontba.
   
3. A megnyíló oldalon az „MTMT-azonosító” mező kitöltésével meg kell adni az MTMT adattárban kapott azonosítót (a „Köztestületi azonosító” a régi KPA-azonosító; ez utóbbival nem működik az importálás).
   
4. Ezután a „válogatott közlemények”, majd a felső menüsorból a „Közlemények importálása” opciót kell választani.
   
5. A megnyíló oldalon lehetőség van a külső adatbázisból az abban már összeállított listát átemelni az EPR rendszerbe (a nagyítót ábrázoló ikon segítségével).
   
6. A válogatott közlemények előkészítése az MTMT-ben: a közlemények kijelölése után (egyenként vagy csoportosan) a "Lista" menüpont "Hozzáadás a válogatott közleményekhez" funkciójával állíthatja be a listán való megjelenést. Ugyanitt az eltávolítással veheti le a listáról a közleményeket. A lista aktuális tartalma a bal panel listák szekciójában tekinthető meg. A listát nyilvánossá is lehet tenni, ez a szerzői adatlapon állítható be
   
7. Ezt követően a válogatott közlemények behívhatóvá válnak az EPR-ben a „válogatott közlemények / Közlemények importálása” oldalon. Figyelem! Az adatok áttöltése hosszabb időt vehet igénybe.
   
8. Az oldal alján az „Importálás” gomb megnyomásával közleményei áttöltődnek az EPR-be, de még nem kerülnek be a pályázatba. A „Közlemények megadása” fülön szerkesztheti már importált közleményeit, illetve egyesével törölheti rekordjait.
   
   Importált közlemények csatolása pályázathoz:
   
   • Nyissa meg szerkesztés alatt álló pályázatát, majd kattintson a „Pályázat részletei” legördíthető menü „Közl. csatolása pályázathoz” pontjára.
     
   • Ekkor megjelenik a „Válogatott közlemények” oldalon importált közlemények listája. A táblázat első oszlopában elhelyezett szövegdobozok megjelölésével kiválaszthatja a pályázathoz csatolni kívánt 10 közleményt. Az utolsó oszlopban láthatók a kiválasztott közlemények Scopus folyóiratrangsorban elfoglalt rangszámai. A feltüntetett folyóiratrangok a SCImago Journal Rank indikátoron alapuló rangszámok, melyek automatikusan hozzárendelődnek a közleményekhez.
     Bővebb információ: https://www.scimagojr.com/
     Amennyiben egy adott közlemény több Scopus-kategóriához („Subject Category”) is rendelhető, a rendszer alapértelmezésként a legkedvezőbb rangszámot tünteti fel. Ennek megváltoztatására nincs lehetőség.
     
   • Az oldal alján található „Kiválasztott közlemények, alkotások mentése a pályázathoz” parancsgombbal csatolhatja válogatott közleményeinek listáját a pályázathoz.
     
   • A válogatott közlemények alatt elhelyezett szövegdobozban rögzítheti a 10 kiválasztott közleményben való szerepét („Author Contributions”), esetleges megosztott első/utolsó szerzőségére vonatkozó információt, továbbá azt, hogy az egyes közlemények hogyan kapcsolódnak a benyújtott pályázathoz. Ugyanitt rögzítheti a teljes életmű összesített impakt faktorát is. (Összesen 3 000 karakter). Az itt megadott szöveg a kiválasztott közleményekkel együtt csatolódik a pályázathoz.
     
   
   Importált közlemények csatolása szakmai beszámolóhoz:
   • Támogatott kutatások esetében a munkaszakaszonként benyújtandó szakmai beszámoló része a projekt megvalósításához kapcsolódó közlemények listája, amelyet – a manuális rögzítés mellett – importálhat is az MTMT adatbázisából. Ehhez előbb a fentiekben leírt módon importálni kell a kiválasztott közleményeket a „Válogatott közlemények” oldalra.
     
   • A szakmai beszámoló oldalán a „Válogatott közlemények hozzáadása” fülre kattintva megjelenik a Válogatott közlemények jegyzéke, amelyből kiválogathatók az adott szakmai beszámolóhoz tartozó közlemények.
     
   • A közlemény címe előtt megjelenő szövegdobozra kattintva kijelölhető a beszámolóhoz csatolni kívánt közlemény. Ezután a megjelenő legördülő menü segítségével nyilatkozni kell a projekt támogatás adott közleményben történt feltüntetéséről. Ha egy közlemény több pályázati forrásból valósult meg, akkor a Támogató szervezetek oszlopban megadhatók további támogatók is.
     
   • Az oldal alján található „Kiválasztott közlemények, alkotások mentése a beszámolóhoz” gombbal elmenthető az adott rekord.
     
   
   

Közleménystatisztikai adatok importálása

Figyelem! Kérjük, minden esetben győződjön meg az importált adatok megfelelőségéről. Amennyiben eltérést tapasztal, a rekordok manuálisan javíthatók.

A régi köztestületi azonosító (KPA) helyett kérjük, adja meg az újabb MTMT-azonosítóját, mert a közleménystatisztikai táblázat importálása csak ezzel az azonosítóval lehetséges.

1. Belépés a bal oldali menüben a „Saját adatok”,
   
2. majd a „közleménystatisztika” menüpontba.
   
3. A megnyíló oldalon a felső menüsorban a „Közleménystatisztika import” opciót kell választani.
   
4. Először meg kell adni a publikációs adattár azonosítót (lásd fentebb),
   
5. majd a „Lekérdez” gombra kattintva megtekinthetők, ellenőrizhetők az adatok.
   
6. Az „Importálás” gomb megnyomásával az adatok áttöltődnek az EPR-be, illetve a pályázatba. Javasoljuk, hogy először mindig a „Lekérdez” opciót válasszák, és ellenőrizzék az adatokat az importálás előtt.
   

• Guide for panel members and remote experts
  
• Útmutató zsűritagok és külső szakértők részére