1. a kutatás további támogatására, vagy
   
2. a kutatás irányának módosítására, vagy
   
3. a támogatás megszüntetésére (a Támogatási Szerződés felbontására vagy a Támogatói Okirat visszavonására).
   

• szakmai részjelentés,
  
• pénzügyi részjelentés, vagy beszámoló.
  

Részjelentést a Támogatási Szerződésben vagy Támogatói Okiratban leírtak szerinti beszámolási időszakokhoz igazodóan, 12 vagy 24 hónaponként kell benyújtani. (A beszámolási időszak a 2022-ben vagy azután indult OTKA projektek esetében 24 hónap.) A szakmai jelentést a vezető kutató nyújtja be az EPR elektronikus pályázati rendszer megfelelő űrlapjainak kitöltésével; a benyújtás időpontjáról elektronikus postán értesítjük. Rövid szakmai beszámolóból és közleményjegyzékből áll. A pénzügyi jelentést vagy beszámolót az intézmény pénzügyi referense nyújtja be, a vezető kutató egyetértésével az EPR elektronikus pályázati rendszer megfelelő űrlapjainak kitöltésével. A hozzátartozó esetleges indoklást a kutató(k) készíti(k). A pénzügyi részjelentés aláírt példányát fel kell tölteni az EPR-be (nem elektronikus aláírás esetén másolatban, az eredeti példányt az intézménynél megőrizve).

A jelentés két összetevőjét az elektronikus ügyviteli rendszerben láthatja minden érdekelt, a kutató(k), a kutatóhely (intézmény) és az NKFI Hivatal illetékesei.

ELVI ÚTMUTATÓ

I. Szakmai részjelentés

A beszámolót az EPR elektronikus pályázati rendszerben kell rögzíteni.

A szakmai részjelentést a projektvezető nyújtja be, az elmúlt beszámolási időszak kutatási eseményeiről; a beszámoló benyújtásának határidejéről e-mailben értesítést kap. A jelentés – kérésre – korábban is benyújtható.

1. A kutatás előrehaladását leíró rövid szöveges részből, a szakmai beszámolóból;
   
2. A kutatásban résztvevőkkel kapcsolatos esetleges változásokat leíró, és azokat indokoló, illetve a munkatervtől való eltérést indokoló részből; valamint
   
3. A kutatás eredményeit bemutató tudományos közlemények jegyzékéből.
   

A kutatás eseményeit és eredményeit röviden kell felsorolni. Részletes, sokoldalas részjelentések beküldésére nincs lehetőség. Nincs szükség az eredmények olyan részletességű bemutatására, amilyen a tudományos közleményekben szokás. Általában nincs szükség részletes táblázatok, fényképek, matematikai levezetések mellékelésére sem. Kiegészítő illusztrációs anyag beküldésére csak a támogató utólagos kérése esetén van lehetőség, ha a jelentést véleményező szakértő a jelentés szövege és a közlemények jegyzéke alapján nem tudna meggyőződni a kutatás kellő ütemű haladásáról.

A közleményjegyzék

A közleményjegyzék adatbázisban, összesítve gyűjti a projekt kezdete óta megjelent tudományos közlemények bibliográfiai leírásait. Minden részjelentés során a korábban beírt közlemények mindegyike szerkeszthető, törölhető. A tárgyévben megjelent közleményekkel a jegyzék kibővítendő, a korábban beírtak esetén az esetleges változás javítandó (Például benyújtott közlemény megjelent, vagy az „in press” közlemény kötet és oldalszáma már ismertté vált).

A közleményjegyzéket olyan formában kell rögzíteni, hogy azt a támogató az eredmények értékelése és a zárójelentés után annak nyilvános bemutatása során fel tudja használni. Ennek a célnak az NKFI Hivatal közlemény-adatbázisába történő adatbevitel felel meg, bibliográfiai leírás szerinti részletességgel. Külön kell nyilatkozni a projekt támogatás tényének a közleményben történő megemlítéséről.

A kutatás előrehaladtával a tudományos közlés formája általában változik. A kezdeti eredmények tudományos konferenciákon kerülnek bemutatásra, ezért a kutatás korai szakaszában a konferencia absztrakt a közlési folyamat integráns része. A lezárt kutatási szakasz eredményeinek tudományos közlése primer szakfolyóiratokban, könyvfejezetekben,  monográfiákban, könyvekben kell, hogy megtörténjen.

A projekt későbbi éveiben célszerű, ha a közleményjegyzékben megjelennek a részeredmények eredeti szakközleményekben történő közlései.

A zárójelentésben már meg kell jelenniük a közlésre előkészített kéziratoknak, az eredeti tudományos közleményeknek. A projekt lezárásánál azokat a konferencia prezentációkat már nem kell szerepeltetni, melyek anyaga az eredeti közleményekben is megjelent.

A közlési folyamatban nincs szükség ugyanazon eredmény többszöri közlésének felsorolására, minden eredmény közlését annak leghatékonyabb formájában kell bemutatni. Például, ha egy eredmény először kongresszusi előadás formájában elhangzott, akkor az rögzítendő. Ha ugyanaz az eredmény egy évvel később már tudományos közlemény formájában is megjelent, akkor az előadás rekordja törölhető, és a közlemény mutatja be a kutatás eredményét.

Nem szabad felsorolni olyan közleményt, amelynek mondanivalója nem kapcsolódik a kutatási projekt eredményeihez. Ez a közlemények számát növeli anélkül, hogy az NKFI Hivatal támogatásával elért valódi eredményeket mutatna be, és alkalmas lehet a projekt eredményességéről kialakítandó kép eltorzítására.

A kutatási eredmény hasznosítása, publikálása során minden alkalommal fel kell tüntetni, hogy a projekt támogatási jogviszony alapján jött létre, és a közleményben meg kell adni a Támogatási Szerződés vagy Támogató Okirat nyilvántartási számát. A rész- és zárójelentések szakmai értékelésénél a támogató nem fogadja el azon publikációkat, amelyeken nincs feltüntetve a támogatás.

A publikáción a támogatóra való hivatkozást a következők szerint kell feltüntetni:

• magyarul: Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma
  
• angolul: National Research, Development and Innovation Office – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma
  
• németül: Nationales Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsbüro – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma
  
• franciául: Office National de la Recherche, du Développement et de l’Innovation – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma.
  

A vezető kutató feladata, hogy a támogatással létrejött tudományos közleményt a nyílt hozzáférés (Open Access) normái szerint térítésmentesen olvashatóvá tegye a szabad olvashatóság jogának biztosításával, vagy a közlemény megjelenését követően annak nyilvános hozzáférésű repozitóriumba való elhelyezésével. A nyílt hozzáféréssel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat itt találja: Open Access – Tájékoztató a kutatási témapályázatot elnyert kedvezményezettek számára

A részjelentést benyújtó kutató feladatai

A részjelentés az elmúlt beszámolási időszak kutatási eseményeinek rövid szöveges összefoglalásával bemutatja a kutatás előrehaladását, az esetleg felmerült problémákat, akadályokat, a kutatómunkában résztvevők személyében esetleg beálló változásokat, a személyi változásoknak a kutatás folyamatára gyakorolt befolyását.

Tájékoztatni kell a részjelentésben az NKFI Hivatalt minden olyan körülményről, ami befolyásolhatja a kutatás eredményes folytatását, befejezését, különös tekintettel a benyújtott pályázathoz és a Támogatási Szerződéshez vagy Támogatói Okirathoz viszonyított esetleges eltérésekre.

A pénzügyi részjelentésben kell indokolni a költségtervtől történő jelentősebb eltérések szakmai okait és hatását a kutatás folyamatára.

A részjelentés ellenőrzése

Az ellenőrzés feladata a kutatómunka folyamatosságának, eredményességének és további támogathatóságának véleményezése. Nem feladata a részletes tudományos értékelés, szakmai vita. A részletes tudományos értékelést a kutatást lezáró jelentés vizsgálata során kell majd elvégezni.
A szakmai részjelentés ellenőrzése az EPR elektronikus pályázati rendszerben történik. A szakvélemények mérlegelésével a szakértői csoport elnöke elfogadja a szakmai részjelentést, vagy kiegészítést kér a kutatóktól, esetleg intézkedést javasol a kollégiumnak.

Az ellenőrzés során vizsgált kérdések:

1. a kutatási projekt eredményei, eredményessége;
   
2. a kutatási munkatervtől történt esetleges eltérések;
   
3. a folytatás indokoltsága;
   
4. a kutatók személyében beállt esetleges változások;
   
5. a tudományos eredmények nyilvánosságra hozatalának teljesülése és módja.
   

Az ellenőrzés során lehetséges intézkedések

Amennyiben a szakmai rész- vagy zárójelentést a vezető kutató, vagy a pénzügyi rész- vagy zárójelentést az intézmény határidőre nem nyújtja be, és a kedvezményezett a benyújtási határidő módosítását nem kezdeményezte, a támogató a határidő lejártát követő 30 (harminc) napon belül írásban felszólítja a beszámolási és elszámolási kötelezettségnek a felszólítás kézhezvételétől számított 15 (tizenöt) napon belül történő hiánytalan teljesítésére. A támogató a benyújtott szakmai és pénzügyi jelentésről a beérkezéstől számított 60 napon belül dönt, amely határidőbe nem számít bele az esetleges hiánypótlás időtartama. A határidőket a dokumentumok támogatóhoz történő beérkezésétől kell számítani.

Amennyiben a kedvezményezett által benyújtott szakmai és pénzügyi rész- vagy zárójelentés hiányos, a támogató a beszámoló kézhezvételétől számított 60 (hatvan) napon belül felszólítja a hiánypótlás 15 (tizenöt) napon belül történő benyújtására. Az így benyújtott hiánypótlással kiegészített szakmai és pénzügyi jelentésről a támogató a hiánypótlás kézhezvételét követő 30 (harminc) napon belül dönt. A határidőket a dokumentumok támogatóhoz történő beérkezésétől kell számítani.

Az esedékes támogatási összeg finanszírozásának feltétele az előző támogatási összeggel való pénzügyi elszámolás és a szakmai beszámoló EPR rendszerben való rögzítése, továbbá azok támogató általi elfogadása. A támogató jogosult a projektben résztvevő kutatók korábbi szerződés(ek)ben vállalt kötelezettségének teljesítését az esedékes támogatási előleg finanszírozásánál figyelembe venni, valamint jogosult a soron következő támogatási összegek visszatartására, vagy az intézménynél történő zárolására, illetve a felhasználás tilalmának elrendelésére mindaddig, amíg a szakmailag és/vagy pénzügyileg kifogásolt beszámoló, elszámolás javítása vagy hiánypótlása meg nem történik.

Eredménytelen kutatómunka esetén, a szakértői csoport elnökének javaslatára, a tudományterületi kollégium vezetője javasolhatja az adott kutatási támogatás felfüggesztését, illetve a támogatási jogviszony megszüntetését.

Jelentős változás, a részt vevő kutatók kicserélődése csak a kutatás eredményességének veszélyeztetése nélkül lehetséges. Amennyiben a kutatómunkára fordított kutatási kapacitás (FTE) – különös tekintettel a szenior kutatói kapacitásra – jelentősen csökken, indokolt esetben az NKFI Hivatal a Támogatási Szerződés felbontása vagy Támogatói Okirat visszavonása, illetve a projekt kisebb támogatással történő folytatása mellett dönthet.

Amennyiben a kutatási támogatásra szerződött vezető kutató távozik/hiányzik a kutatásból, az egyrészt a támogatási jogviszony megszűnését, másrészt a kutatómunkára fordított kutatási kapacitás jelentős csökkenését is jelenti. Kivételes esetben sor kerülhet arra, hogy a vezető kutató helyett a projekt vezetését a korábbi vezetőhöz hasonló felkészültségű, másik kutató vegye át, amennyiben a szakmai értékelés szerint a tervezett változás után a projekt eredményes befejezése várható.

A szakértői csoport elnökének feladatai

1. Kijelöli a részjelentést ellenőrző szakértőt (aki lehet az adott szakértői csoport tagja vagy külső szakértő). A kijelölés során figyelembe veszi az esetleges összeférhetetlenségi okokat.
   
2. A szakértői vélemény és a benne foglalt javaslatok birtokában elfogadja a részjelentést, vagy a jelentés kiegészítését kéri, vagy újabb szakértői vélemény bekérését kezdeményezi, vagy elutasítja a beszámolót.
   
3. Amennyiben a szakértői vélemények birtokában további intézkedést lát szükségesnek, javaslatot tesz a kollégium elnökének intézkedésre (újabb véleményező bevonása, ad hoc bizottság, a támogatás felfüggesztése, szerződésbontás).
   
4. Összefoglaló értékelést készít az éves részjelentések alapján a tudományághoz tartozó kutatási projektek állapotáról, előrehaladásáról.
   

A szakértő feladatai

1. A számára kijelölt jelentéseket megvizsgálja, hogy valamilyen személyi összeférhetetlenség az ellenőrzésben részvételét akadályozza-e. Összeférhetetlenség esetén a feladatot nem vállalja.
   
2. A részjelentés szakmai része és a mellékelt közleményjegyzék, a munkaterv és a költségterv áttekintése után véleményt nyilvánít a kutatás előrehaladásáról.
   
3. Amennyiben véleménye szerint a kutatások nem kellő ütemben folynak, jelentősen eltérnek a munkatervtől és a tervezett kutatás eredményes folytatására/befejezésére nincs komoly esély, akkor javaslatot tesz esetleges beavatkozásra.
   
4. A részjelentésekhez mellékelt közleményjegyzék áttekintése során figyelni kell arra, hogy a tudományos közlemények előkészítése, megjelenése megfelel-e a kutatási projekt állapotának, időtartamának. A kutatással eltöltött idő függvényében figyelembe kell venni azt, hogy az adott tudományágban mi a reális tudományos közlési eredmény, a kutatási eredmények közlési folyamatának időszükséglete.
   

A közleményjegyzék értékelésekor figyelemmel kell lenni arra is, hogy a közlemények milyen kapcsolatban vannak a kutatási projekttel, a jelentett projekt tudományos aktivitásának eredményeként jelentek-e meg, vagy a kutatók más irányú tudományos aktivitását jelzik. A kutatási projekthez nem kapcsolódó, vagy a támogatás feltüntetésének hiányában megjelent közlemény nem értékelhető az adott projekt eredményeként.

II. Pénzügyi részjelentés

A pénzügyi részjelentést az intézménynek a pályázati pénzügyeket kezelő részlege nyújtja be a beszámolási időszakhoz igazodóan, 12 vagy 24 hónaponként. Az NKFI Hivatal külön pénzügyi beszámolót is kérhet, amikor szakmai részjelentést nem kell készíteni. A pénzügyi beszámolót ugyanúgy kell kezelni, mint a részjelentés pénzügyi részét.

A pénzügyi részjelentés pénzügyi adatait az intézmény pénzügyi referense készíti el, a gazdasági vezető hitelesíti, a projekt vezetője pedig ellenjegyzi. A pénzügyi jelentésben a költségvetési tervezettől esetleg eltérő adatok (jelentősebb pénzfelhasználási eltérés) szakmai indoklását a projekt vezetője készíti el.

A pénzügyi részjelentés adatainak az intézmény könyvelésével egyeznie kell. A könyvelésből származtatott adatokat táblázatos formában, az elektronikus ügyintézés eszközeivel (online űrlap kitöltésével) kell elkészíteni. A kitöltés során az EPR pályázati rendszer ellenőrzi az elemi számszaki egyezést, és számszaki hibás jelentést nem fogad el.

A pénzügyi részjelentés ellenőrzése

Az ellenőrzés kiterjed:

1. A költségterv és a megvalósult kiadások viszonyára.
   
2. Az államháztartásra vonatkozó hatályos jogszabályok betartására.
   
3. A támogató által meghatározott, és a Támogatási Szerződésben vagy Támogatói Okiratban és annak teljesítési szabályzatában leírt általános szabályokra.
   

Különös figyelemmel kísérjük a nagy összegű kiadásokat, a kiemelt költségtípusokat (személyi kiadások, befektetett eszközök), valamint az előzetes engedélyhez kötött nagyobb kiadásokat, átcsoportosításokat.

Az ellenőrzés lépései

A pénzügyi részjelentés ellenőrzését végző szakemberek munkájuk során felvilágosítást kérhetnek a pénzkezelő szervezettől, bizonylatokat kérhetnek, vagy helyszíni ellenőrzéssel informálódhatnak az ellenőrzött projekttel kapcsolatos pénzügyi eseményekről.

Szakmai ellenőrzés

A pénzügyi beszámolók szakmai ellenőrzése a beszámolóhoz fűzött indoklások ellenőrzésére, illetve az elszámolásban nevesített egyes tételek szakmai indokoltságának vizsgálatára terjed ki. E feladat a pénzügyi ellenőrök és a tudományterületi osztályok szoros együttműködését igényli.

A beszámoló indoklása elfogadható, ha az érvelés szerint az eltérés a kutatáshoz szükséges volt és annak egyéb, Támogatási Szerződésbe vagy Támogatói Okiratba vagy jogszabályba ütköző akadálya nincsen.

El nem fogadható indoklás esetében a kutatótól részletesebb indoklást lehet kérni. Ha az indoklás nem elfogadható, akkor a kifogásolt költségvetési tétel(ek) nem számolható(k) el, és a beszámolót javítás után az intézmény pénzügyi referensének/intézmény pénzügyi vezetőjének újra be kell nyújtania az el nem fogadott tételek elhagyásával. Ez esetben a postai úton megküldött változatot is újra meg kell küldeni eredetiben.

Pénzügyi ellenőrzés

A pénzügyi ellenőrzés során feltárt szabálytalanságok vagy indoklásra szoruló tételek ügyében az NKFI Hivatal az intézmény pénzügyi vezetőjétől tájékoztatást vagy kiegészítő adatokat kérhet. A beérkezett dokumentációt mind a projekt dossziéjában, mind pedig az „elektronikus dossziéban”, a projekt eseményei között kell tárolni.

A kollégium feladatai

A részjelentés elfogadásának feltétele, hogy mind a szakmai, mind pedig a pénzügyi részjelentést külön-külön elfogadják a jelentést ellenőrző (tudományos és pénzügyi) szakértők.

A kollégium, kijelölt tagjai útján, megvizsgálja a szakértői csoportok által értékelt szakmai részjelentéseket, különös tekintettel azokra, amelyek esetében kiegészítésre, intézkedésre volt szükség. A kollégium, tagjainak értékelése alapján, állást foglal általában a sikeres projektekről, valamint egyenként azokról a projektekről, ahol a sikeres befejezés kétséges. Évente áttekinti a tudományterületén folyamatban lévő vagy éppen befejezett kutatásokat és következtetéseit eljuttatja a szakértői csoportokhoz és a döntéshozóhoz.

TECHNIKAI ÚTMUTATÓ

Fontos, hogy ne az internetes adatlapon fogalmazzunk hosszabb szöveget. Az internetes adatbevitel során az adatlapot 10-20 percenként mentsük. Hosszabb szöveget célszerű szövegszerkesztőben elkészíteni és az űrlapra átmásolni. A szerver az adatkapcsolatot megszakítja, ha hosszabb ideig nem észlel aktivitást. A szerver nem észleli a helyi gépen történő szöveg beírását, csak a mentést.

Az EPR pályázati rendszerben, a képernyő bal felső sarkában egy kis digitális óra, és egy vízszintes sötétebb sáv jelzi az idő múlását és a kapcsolat automatikus megszakításáig hátralévő időt. Tíz perccel a határidő lejárta előtt a rendszer hangjelzéssel figyelmeztet, hogy menteni kell. Ha a rendszer üzent, hogy a kapcsolatot megszakította, akkor az el nem mentett munkánkat szövegszerkesztőbe átmásolhatjuk későbbi felhasználásra.

Belépés a rendszerbe

Az EPR pályázati rendszer az NKFI Hivatal honlapjáról elérhető. A rendszerbe felhasználói nevének és jelszavának megadásával léphet be. Ha jelszavát elfelejtette, akkor a rendszertől kérheti annak drótpostán történő kiküldését az Elfelejtettem a jelszavam aktív hivatkozásra kattintva.

Részjelentéséhez több útvonalon is eljuthat.

A. útvonal.
A kezdőlapon kattintson az

• Olvasatlan levelek száma, vagy az
  
• Elvégezetlen feladatok száma melletti kis nyílra.
  

A táblázatban a tárgy szövegére kattintás után kezdheti meg a beszámoló elkészítését.

B. útvonal.
A bal oldali zöld menüsorból a:

• Saját kutatások alatt a
  
• Pályázatok, projektek linkre, majd a projekt nyilvántartási számára kattintva választhatja ki, hogy melyik projektet kívánja szerkeszteni.
  

C. útvonal.
A bal oldali zöld menüsorból a:

• Saját kutatások alatt a
  
• Bal oldali menüsorban a Jelentéskészítés linkre kattintva láthatja a jelentésköteles projektjeit. Ebben az esetben is a nyilvántartási számmal választhatja ki a szerkesztendő  projektet.
  

Utóbbi két esetben a Szakmai beszámolók menüpont alatt juthat el az adott beszámolóhoz.
A beszámoló terjedelme legfeljebb 10 000 karakter lehet. Különleges esetekben, ha a kutatás eredményei karakteresen nem megjeleníthetők, pdf, doc, vagy rtf formátumban kiegészítő információ csatolható a beszámolóhoz, melyhez azonban a hivatal előzetes engedélye szükséges.

Kérjük, hogy a beszámoló elkészítésekor vegye figyelembe az alábbiakat:

A részjelentésben nincs szükség az eredmények olyan részletességű bemutatására, amilyen a tudományos közleményekben szokás. Nincs szükség részletes táblázatok, fényképek, matematikai levezetések mellékelésére. Részletes, sokoldalas részjelentések beküldésére nincs lehetőség. Kiegészítő illusztrációs anyag beküldésére csak a támogató utólagos kérése esetén van lehetőség, ha a szakértők a jelentés szövege és a közlemények jegyzéke alapján nem tudnának meggyőződni a kutatás kellő ütemű haladásáról.

A lap felső részén a Közlemények fülre kattintva láthatja a korábban beírt közleményeket, melyeket az aktuális helyzetnek megfelelően módosíthat, törölhet, illetve a legfrissebben  megjelent közleményekkel kell a közleményjegyzéket kiegészíteni.

A Mentés újként gombbal történő mentésnél az űrlap megőrzi a mentett adatokat, és azokat módosítva lehet további új közleményt rögzíteni, vagy a mezőket teljesen új tartalommal kitöltve is lehet tovább dolgozni.

A Szakmai beszámoló véglegesítése fül használatával rögzítheti részjelentését. A véglegesítés előtt a rendszer biztonsági kérdést tesz fel. Mielőtt véglegesíti a beszámolót, kérjük, győződjön meg arról, hogy valamennyi adat mentése megtörtént.

Bármilyen probléma felmerülése estén szíveskedjék felvenni a kapcsolatot az NKFI Hivatal munkatársaival. A projekt fejlécében a kutatás címe melletti nyílra kattintva, majd a megjelenő listában a zsűri ügyintéző nevét kiválasztva közvetlenül elküldheti kérdését e-mailben.

KÖZLEMÉNYJEGYZÉK

Bevezetés

A közleményeket olyan formában kell rögzíteni, hogy azt a támogató a kutatási eredmények értékelése és bemutatása során fel tudja használni. Ennek a célnak az NKFI Hivatal közlemény-adatbázisába történő adatbevitel felel meg, bibliográfiai leírás szerinti részletességgel.

A közlemények formába rögzítésénél a következő szempontokat kell figyelembe venni:

1. Nyilatkozni kell a projekt támogatás tényének a közleményben történő megemlítéséről.
   
2. A kutatás előrehaladtával a tudományos közlés formája általában változik. A kezdeti eredmények tudományos konferenciákon kerülnek bemutatásra, ezért a kutatás korai szakaszában a konferencia absztrakt a közlési folyamat integráns része, tehát a közlemények listájában feltüntethető, azonban
   az eredményeket később tudományos szakfolyóiratokban, könyvfejezetekben, monográfiákban, könyvekben kell közölni.
   
3. Több formában (pl. absztrakt, majd folyóiratcikk) közölt azonos tudományos eredményt csak a legjelentősebb közlési formájában kell feltüntetni.
   
4. A zárójelentésben fel kell tüntetni: a közlésre beküldött, elfogadott kéziratokat, és/vagy a megjelent eredeti tudományos közleményeket. Fontos, hogy a projekt lezárásánál azokat a konferencia prezentációkat (absztrakt, vagy proceedings nyomtatvány) már nem kell feltüntetni, melyek anyaga folyóiratokban is megjelent (azaz, nincs szükség ugyanazon eredmény többszöri közlésének felsorolására).
   
5. Ne soroljon fel olyan közleményt, amelynek mondanivalója, témája nem kapcsolódik értelemszerűen a kutatási projekt témájához, eredményeihez. (Ez a közlemények számának inflálódásához vezet anélkül, hogy az NKFI Hivatal támogatásával elért valódi eredményeket mutatná be, így a projekt eredményességéről kialakítandó képet torzítja és feleslegesen növeli a jelentést értékelő szakértők munkáját.)
   
6. Csak olyan közlemény legyen felsorolva, amely a kutatási projekt kezdetének évében, vagy az után jelent meg.
   
7. Csak olyan közlemény legyen felsorolva, amelyben a vezető kutató, vagy valamelyik társkutató szerzőként szerepel.
   

A jelentések közleményjegyzéke az NKFI Hivatal honlapján nyilvános és kereshető lesz magyar és angol nyelvű felületen is.

Közlemény típusok

A tudományos közlemények sokféle formát ölthetnek és ezeket praktikus okokból az alábbi típusok szerint lehet rögzíteni:
folyóiratcikk, könyv, könyvfejezet, konferencia közlemény, szabadalom, absztrakt, disszertáció, szerkesztett mű, egyéb.

Kérjük, hogy az egységes megjelenés és az eredményes kereshetőség érdekében a közlemények rögzítésénél az MTMT adatbázisban található formátumot kövesse (https://www.mtmt.hu/). Közleményeit szakmai beszámolójához is importálhatja az MTMT-ből, így nem szükséges manuálisan rögzítenie azokat.

A közleményjegyzék alapján a tudományos irodalomban jártas olvasó a közleményt megtalálhatja és elolvashatja, könyvtárban vagy teljes szövegű adatbázisban. Ha a cím kellően informatív, a közleményjegyzék igen hasznos információkat közvetít. Kérjük, könnyítse meg az érdeklődők és az arra majdan hivatkozók dolgát azzal, hogy az egységes közleményformát követi.

Technikai részletek

Betűkészletek

A különböző nyelveken írt közlemények adatbázisba rögzítése nem könnyű feladat, számos szoftveres tényező együttállása kell ahhoz, hogy egy szimbólum, vagy akár cirill betűkkel írott szöveg megfelelően jelenjen meg az olvasó képernyőjén. Ha nem tudja a szöveget eredeti karakterekkel beírni, kérjük, használja a legjobb közelítést, transzliterációt.
Az elkészült közleményjegyzéket a Nyomtatási nézet hivatkozással lehet megnézni és kinyomtatni. Itt ellenőrizhető, hogy a szöveg, a nemzetközi karakterek és szimbólumok megfelelően jelennek-e meg a nyomtatásban.

Megjegyzések

Közlésre elküldött kézirat esetén a lelőhely mező végére kerüljön zárójelben a következő szöveg: (közlésre elküldve).
Közlés alatt lévő, már elfogadott kézirat esetén a zárójeles szöveg: (közlésre elfogadva).

Közlemények importálása az MTMT-ből

Lehetőség van az MTMT-ből importált közlemények szakmai beszámolóhoz történő csatolására is. Ehhez előbb importálni kell a közleményeket az EPR rendszer Válogatott közlemények oldalára. (Ennek technikai útmutatója itt található.)  A szakmai beszámoló oldalán a Válogatott közlemények hozzáadása fülre kattintva megjelenik a Válogatott közlemények jegyzéke, amelyből kiválogathatók az adott szakmai beszámolóhoz tartozó közlemények. A közlemény címe előtt megjelenő szövegdobozra kattintva kijelölhető a beszámolóhoz csatolni kívánt közlemény. Ezután a megjelenő legördülő menü segítségével nyilatkozni kell a projekt támogatás adott közleményben történt feltüntetéséről. Ha egy közlemény több pályázati forrásból valósult meg, akkor a Támogató szervezetek oszlopban megadandók a további támogatók is (OTKA támogatás esetében a projektazonosítóval együtt). Az oldal alján található Kiválasztott közlemények, alkotások mentése a beszámolóhoz gombbal elmenthető az adott rekord.

A korábbi évek közleményei a jegyzékben

A jelentés közleményjegyzéke a kutatás eredményeit nyilvánosságra hozó közleményeket tartalmazza, a kutatás teljes időtartama alatt. Ehhez minden évben hozzá kell adni az újonnan megjelent közleményeket, és felül kell írni a közlési folyamat előrehaladása miatt már feleslegessé vált, átmeneti közlési formák adatait. A megjelenés éve és a jegyzék tartalma elegendő információt ad a jelentés értékelőjének.

A közleményjegyzékkel kapcsolatos munka mennyiségének csökkentése érdekében

1. a korábban bevitt közlemények újra megjelennek, szerkeszthetők, felülírhatók, kiegészíthetők;
   
2. a beírt közlemény adatai módosítva többször is menthetők, vagy felülírva a korábbi változatot vagy új közleményként.
   

Ad 1. A „kumulatív” közleményjegyzék lehetővé teszi, hogy ne kelljen ismételten bevinni az információkat évről évre. A közlemények adatai bármikor megtekinthetők. Ugyanakkor a későbbi szerkeszthetőség lehetővé teszi az adatok korrekcióját, így pl. a „(közlésre elfogadva)” bejegyzés törlését a cikk megjelenése után.

Ad 2. A közleményjegyzéket rögzítő űrlapon a korábban beírt információ javítható, bővíthető, és új tételként is menthető. Ez megkönnyítheti a jegyzék bevitelét.

Javításhoz, módosításhoz az adatbeviteli mezők alatti táblázatban az első oszlopban megjelenő ceruza ikonra kattintva szerkeszthető a korábbi rekord. Javítás után a szöveg menthető a Mentés módosításként feliratú gombbal, amikor a korábbi adatokat felülírja a rendszer.

Ha egymáshoz hasonló közlemények sorozatát kell beírni, akkor lehet használni a Mentés újként gombot. Ilyenkor kis módosítással a többi közlemény is gyorsan és könnyen rögzíthető.

Új közlemény felvételekor bármely soron az adatbevivő mező felülírható, majd a mezők tartalma új tételként menthető.

RÉSZJELENTÉSEKKEL KAPCSOLATOS KÉRDÉSEK

1. A részjelentés készítéséhez meg kell-e várnom, hogy a beszámolási időszak végén az NKFI Hivataltól kapjak egy levelet az elkészítésére vonatkozóan, vagy pedig ezt a 12 vagy 24 hónap leteltével önszorgalmúlag kell elvégeznem belépve a jelentéskészítés felületre?
A részjelentés készítését csak akkor tudja megkezdeni, ha erre a hivataltól felkérést kap. Az elektronikus rendszerünkben csak ebben az estben nyílik meg a szerkesztési felület.

2. Ha már előttem van a pénzügyi részjelentés, hogyan tehetem meg a kutatói jóváhagyást? Magára az ilyen szövegű feliratra nem klikkelhetek, nem fogadja el.
A pályázati rendszerbe belépve, a Saját kutatások/Pályázatok, projektek menüpont alatt ki kell választani a kutatást, majd a bal oldalon megjelenő menüpontok közül a Pénzügyi beszámolók menüpontra kell kattintania, majd ki kell választani az aktuális pénzügyi beszámolót. A középen felül megjelenő „füleket” kell kitölteni, az utolsó a pénzügyi beszámoló véglegesítése.

3. Milyen formátumban kell megadni a publikációkat a részjelentéshez?
Erről részletes útmutatást talál honlapunkon. Javasoljuk a közlemények MTMT-ből történő importálását.

4. A véglegesített pénzügyi jelentések határidőre való elkészítése után kapok-e visszajelzést, hogy valóban határidőre megérkeztek a jelentések?
A véglegesítés pillanatában a jelentés benyújtottá válik. A hiteles, papír alapú példány megérkeztéről nem küldünk értesítést, de hiányát jelezzük.

5. A III. részjelentés pénzügyi beszámolóját hol lehet véglegesíteni?
A pénzügyi referens a bal oldali menüpont érintett pénzügyi beszámolójának Véglegesítés feliratára kattintva tudja az elszámolást véglegesíteni. Erről az információ megtalálható az intézmény pénzügyi referens (IPR) útmutatójában. Ezt követően kell a vezető kutatónak jóváhagynia a jelentést (korrekciót is kérhet).