A szakmai részjelentés ellenőrzése az EPR elektronikus pályázati rendszerben történik. A szakértők szakvéleményének mérlegelésével a szakértői csoport elnöke elfogadja a szakmai részjelentést, vagy kiegészítést kér a kutatóktól, esetleg intézkedést javasol a kollégiumnak.

Az ellenőrzés során vizsgált kérdések:

1. a kutatók személyében beállt esetleges változások,
   
2. a kutatási munkatervtől történt esetleges eltérések,
   
3. a kutatási projekt eredményei, eredményessége,
   
4. a folytatás indokoltsága,
   
5. a tudományos eredmények nyilvánosságra hozatalának teljesülése és módja.
   

ELVI ÚTMUTATÓ RÉSZJELENTÉSEK ÉRTÉKELÉSÉHEZ

A támogatási szerződés szerint a támogatott projektekről 12 hónaponként, vagy az NKFI Hivatal időközi felkérésére részjelentést kell készíteni, melyben a kutató beszámol a kutatás előrehaladásáról.

A beszámolót az EPR elektronikus pályázati rendszerben kell rögzíteni.

A szakmai részjelentés több részből áll: 

1. A kutatás előrehaladását leíró rövid szöveges részből, a szakmai beszámolóból;
   
2. A kutatásban résztvevőkkel kapcsolatos esetleges változásokat leíró, és azokat indokoló, illetve a munkatervtől való eltérést indokoló részből; valamint
   
3. A kutatás eredményeit bemutató tudományos közlemények jegyzékéből.
   

A kutatás eseményeit és eredményeit röviden kell felsorolni. Részletes, sokoldalas részjelentések beküldésére nincs lehetőség.

Nincs szükség az eredmények olyan részletességű bemutatására, amilyen a tudományos közleményekben szokás. Általában nincs szükség részletes táblázatok, fényképek, matematikai levezetések mellékelésére. Kiegészítő illusztrációs anyag beküldésére csak a szakértői csoport elnökének utólagos kérése esetén van lehetőség, ha a szakértők a jelentés szövege és a közlemények jegyzéke alapján nem tudnának meggyőződni a kutatás kellő ütemű haladásáról.

A közleményjegyzék

A közleményjegyzék adatbázisban, összesítve gyűjti a projekt kezdete óta megjelent tudományos közlemények bibliográfiai leírásait. Minden részjelentés során a korábban beírt közlemények mindegyike szerkeszthető, törölhető. A tárgyévben megjelent közleményekkel a jegyzék kibővítendő, a korábban beírtak esetén az esetleges változás javítandó (Például benyújtott közlemény megjelent, vagy az „in press” közlemény kötet és oldalszáma már ismertté vált).

A közleményjegyzéket olyan formában kell rögzíteni, hogy azt a támogató az eredmények értékelése és a zárójelentés után annak nyilvános bemutatása során fel tudja használni. Ennek a célnak az NKFI Hivatal közlemény-adatbázisába történő adatbevitel felel meg, bibliográfiai leírás szerinti részletességgel. Külön kell nyilatkozni a projekt támogatás tényének a közleményben történő megemlítéséről.

A kutatás előrehaladtával a tudományos közlés formája általában változik. A kezdeti eredmények tudományos konferenciákon kerülnek bemutatásra, ezért a kutatás korai szakaszában a konferencia absztrakt a közlési folyamat integráns része. A lezárt kutatási szakasz eredményeinek tudományos közlése primer szakfolyóiratokban, könyvfejezetekben, monográfiákban, könyvekben kell, hogy megtörténjen.

A projekt későbbi éveiben célszerű, ha a közleményjegyzékben megjelennek a részeredmények eredeti szakközleményekben történő közlései.

A zárójelentésben már meg kell jelenniük a közlésre előkészített kéziratoknak, az eredeti tudományos közleményeknek. A projekt lezárásánál azokat a konferencia prezentációkat már nem kell szerepeltetni, melyek anyaga az eredeti közleményekben is megjelent.

A közlési folyamatban nincs szükség ugyanazon eredmény többszöri közlésének felsorolására, minden eredmény közlését annak leghatékonyabb formájában kell bemutatni. Például, ha egy eredmény először kongresszusi előadás formájában elhangzott, akkor az rögzítendő. Ha ugyanaz az eredmény egy évvel később már tudományos közlemény formájában is megjelent, akkor az előadás rekordja törölhető, és a közlemény mutatja be a kutatás eredményét.

Nem szabad felsorolni olyan közleményt, amelynek mondanivalója nem kapcsolódik a kutatási projekt eredményeihez. Ez a közlemények számát növeli anélkül, hogy az NKFI Hivatal támogatásával elért valódi eredményeket mutatna be, és alkalmas lehet a projekt eredményességéről kialakítandó kép eltorzítására.

A kutatási eredmény hasznosítása, publikálása során minden alkalommal fel kell tüntetni, hogy a projekt támogatási szerződés alapján jött létre, és a közleményben meg kell adni a támogatási szerződés nyilvántartási számát. A rész- és zárójelentések szakmai értékelésénél a támogató nem fogadja el azon publikációkat, amelyeken nincs feltüntetve a támogatás.

A publikáción a támogatóra való hivatkozást a következők szerint kell feltüntetni:

• magyarul: Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma
  
• angolul: National Research, Development and Innovation Office – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma
  
• németül: Nationales Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsbüro – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma
  
• franciául: Office National de la Recherche, du Développement et de l’Innovation – NKFIH, szerződés(ek) nyilvántartási száma.
  

A vezető kutató feladata, hogy a támogatással létrejött tudományos közleményt a nyílt hozzáférés (Open Access) normái szerint térítésmentesen olvashatóvá tegye a szabad olvashatóság jogának biztosításával, vagy a közlemény megjelenését követően annak nyilvános hozzáférésű repozitóriumba való elhelyezésével.  

A szakértői csoport elnökének feladatai

1. Kijelöli a részjelentést ellenőrző szakértőt (aki lehet az adott szakértői csoport tagja vagy külső szakértő). A kijelölés során figyelembe veszi az esetleges összeférhetetlenségi okokat.
   
2. A szakértői vélemény és a benne foglalt javaslatok birtokában elfogadja a részjelentést, vagy a jelentés kiegészítését kéri, vagy újabb szakértői vélemény bekérését kezdeményezi, vagy elutasítja a beszámolót.
   
3. Amennyiben a szakértői vélemények birtokában további intézkedést lát szükségesnek, javaslatot tesz a kollégium elnökének intézkedésre (újabb véleményező bevonása, ad hoc bizottság, a támogatás felfüggesztése, szerződésbontás).
   
4. Összefoglaló értékelést készít az éves részjelentések alapján a tudományághoz tartozó kutatási projektek állapotáról, előrehaladásáról.
   

A szakértő feladatai

1. A számára kijelölt jelentéseket megvizsgálja, hogy valamilyen személyi összeférhetetlenség az ellenőrzésben részvételét akadályozza-e. Összeférhetetlenség esetén a feladatot nem vállalja.
   
2. A részjelentés szakmai része és a mellékelt közleményjegyzék, a munkaterv és a költségterv áttekintése után véleményt nyilvánít a kutatás előrehaladásáról.
   
3. Amennyiben véleménye szerint a kutatások nem kellő ütemben folynak, jelentősen eltérnek a munkatervtől és a tervezett kutatás eredményes folytatására/befejezésére nincs komoly esély, akkor javaslatot tesz esetleges beavatkozásra.
   
4. A részjelentésekhez mellékelt közleményjegyzék áttekintése során figyelni kell arra, hogy a tudományos közlemények előkészítése, megjelenése megfelel-e a kutatási projekt állapotának, időtartamának. A kutatással eltöltött idő függvényében figyelembe kell venni azt, hogy az adott tudományágban mi a reális tudományos közlési eredmény, a kutatási eredmények közlési folyamatának időszükséglete.
   

A közleményjegyzék értékelésekor figyelemmel kell lenni arra is, hogy a közlemények milyen kapcsolatban vannak a kutatási projekttel, a jelentett projekt tudományos aktivitásának eredményeként jelentek-e meg, vagy a kutatók más irányú tudományos aktivitását jelzik. A kutatási projekthez nem kapcsolódó, vagy a támogatás feltüntetésének hiányában megjelent közlemény nem értékelhető az adott projekt eredményeként.

A kollégium feladatai

A kollégium, kijelölt tagjai útján, megvizsgálja a szakértői csoportok által értékelt szakmai részjelentéseket, különös tekintettel azokra, amelyek esetében kiegészítésre, intézkedésre volt szükség. A kollégium, tagjainak értékelése alapján, állást foglal általában a sikeres projektekről, valamint egyenként azokról a projektekről, ahol a sikeres befejezés kétséges. Évente áttekinti a tudományterületén folyamatban lévő vagy éppen befejezett kutatásokat és következtetéseit eljuttatja a szakértői csoportokhoz és a döntéshozóhoz.

TECHNIKAI ÚTMUTATÓ RÉSZJELENTÉSEK ÉRTÉKELÉSÉHEZ

A részjelentések véleményezése az EPR pályázati rendszerben történik. Felhasználónevének és jelszavának megadását követően két útvonalon juthat el a részjelentések értékeléséhez:

• Véleményezés / Részjelentések menüből;

  
  

• Elvégezetlen feladatok száma, vagy Olvasatlan levelek száma hivatkozásokra való kattintással.

  
  

A Részjelentések listája lapon látható a véleményezésre kijelölt összes részjelentés, melyek a véleményezés állapota alapján szűrhetők, illetve a táblázat fejlécében lévő háromszögek segítségével tetszőlegesen rendezhetők.

A véleményezésre felkérés elfogadása

A listában a projekt azonosítójára kattintva érheti el a projekt részleteit, míg a címére kattintva a részjelentés olvasható a Részjelentés megtekintése hivatkozást követve. Ugyancsak a címre kattintva készítheti el a véleményét.

Ennek megtekintése alapján lehet a véleményezési felkérést elfogadni, vagy elutasítani (indoklással). A Mentés módosításként feliratú parancsgombbal tudja választását rögzíteni.

A vélemény elkészítése

A Jelentés elfogadható? legördülő lista segítségével rögzítheti, hogy elfogadja-e a jelentést.

A szövegmezőben kell a jelentésről alkotott véleményt rögzíteni, melyet a Véglegesít gombbal küldhet el a szakértői csoport elnöke számára vagy az Átmeneti mentést választva a későbbiekben folytathatja véleménye szerkesztését a véglegesítésig.

A zöld fejléc bal felső sarkában lévő nyíllal jut vissza a még véleményezendő részjelentések listájához, amennyiben maradt ilyen.