Mi számít a benyújtási dátumnak?

A benyújtás időpontja minden esetben az a nap – esetenként óra, perc – amikor a benyújtásban érintett dokumentum feladása megtörténik az alábbiak szerint:

• A Magyar Posta Zrt. szolgáltatásai esetében a postai bélyegzőn szereplőn dátum.
  
• Futárszolgálatok igénybevétele esetén a küldemény futárszolgálat által igazolt átvételi dátuma.
  
• Személyes – az NKFI Hivatal Ügyfélszolgálatán keresztül – történő benyújtás esetén az átadás-átvételi bizonylaton szereplő átvétel dátuma.
  

Hiánypótlási felszólítást kaptam vagy szakmai-pénzügyi beszámolót kell benyújtanom, de nem tudom teljesíteni a megadott határidőn belül, mi a teendőm?

Minden esetben törekedni kell a Hivatal által megszabott határidők betartására, mivel a kapcsolódó ügyintézések – legtöbb esetben – számos egymásra épülő folyamat részét képezik, így bármely csúszás az ügyintézés elhúzódását okozhatja.

Természetesen adódhatnak olyan körülmények, amelyek a megszabott határidők betartását nem teszik lehetővé. Ezt még a határidő lejáratát megelőzően szükséges jelezni a Hivatal felé, a határidő meghosszabbítását kérelmezve az alábbiak szerint:

• A határidő hosszabbítási kérelmet elegendő e-mailben, az NKFI Hivatal Ügyfélszolgálatának pályázati e-mail címére (nkfialap@nkfih.gov.hu) elküldeni.
  
• Az adott pályázati ügyintézéshez kapcsolódó határidő-hosszabbítást kizárólag a pályázatban/szerződésben megadott kapcsolattartó kezdeményezheti a megadott e-mail címéről.
  
• A kérelemben röviden indokolni kell a határidő-hosszabbítás szükségességét.
  
• Minden esetben meg kell adni pontosan (év/hónap/nap kiírva) az új, vállalt határidőt.
  

A határidő-hosszabbítási kérelmeket az NKFI Hivatal egyedileg elbírálja és dönt a jóváhagyásáról vagy az elutasításáról, melynek eredményéről válasz e-mailben értesítik a kérelem benyújtóját.

Fontos megjegyezni, hogy a pályázati kiírásban megadott benyújtási határidővel összefüggésben nem lehetséges határidő-hosszabbítás kezdeményezése, az ilyen kérelmeket az NKFI Hivatal nem hagyja jóvá. A pályázatok formai értékelésével összefüggő hiánypótlások esetében kizárólag a pályázó önhibáján kívüli okok miatt szükséges határidő-hosszabbításokat bírálja el a Hivatal.

Személyesen mivel kereshetem az Ügyfélszolgálatot?

Az NKFI Hivatal Ügyfélszolgálatán személyesen, kizárólag az NKFI Alapból (hazai, azaz költségvetési forrásból) finanszírozott pályázatokkal és projektekkel kapcsolatos dokumentumok leadása lehetséges, ügyfélfogadási időben.

Az NKFI Hivatal Ügyfélszolgálatával bármilyen más ügyben – kérdésekkel, felvetésekkel – az alábbi elérhetőségek valamelyikén, telefonon és e-mailen keresztül lehet felvenni a kapcsolatot.

E-mail: nkfialap@nkfih.gov.hu

Telefon: +36 (1) 795 9500

Ügyfélfogadási idő: H-CS 09:00-16:00; P 09:00-12:00

Hol találom meg a pályázatok végrehajtásához alkalmazható arculati követelményeket, illetve milyen arculati követelmények vonatkoznak a pályázatomra? 

Az NKFI Hivatal egységes arculati követelményeket határozott meg az NKFI Alapból megvalósuló kutatás-fejlesztési és innovációs programokhoz, projektekhez. Ezeket az arculati követelményeket kell alkalmazni minden folyamatban lévő projekttel kapcsolatos kommunikációs tevékenység során. A már elkészült, régebbi arculati követelmények (link) szerint jóváhagyott információs táblák, sajtóközlemények, egyéb arculati elemek visszamenőleges cseréje nem szükséges.

A Kedvezményezettek kommunikációs kötelezettségeiről, valamint az arculattal kapcsolatos információkról az NKFI Hivatal honlapján tájékozódhat.

Mikor és hogyan szükséges pénzügyi elszámolást és szakmai beszámolót benyújtanom?

A szakmai beszámolót és a pénzügyi elszámolást – amennyiben a pályázati felhívás vagy a támogatási szerződés eltérően nem rendelkezik – minden aktuális munkaszakasz lezárását követő 30 napon belül szükséges benyújtani. A benyújtással kapcsolatosan az alábbi tényezőket szükséges szem előtt tartani:

• A szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás elkészítéséhez kizárólag az NKFI Hivatal honlapjáról letölthető, mindenkor aktuális nyomtatványokat kell használni, vagy – amennyiben a támogatási szerződés erre lehetőséget ad – a pályázatkezelő szakrendszerben kitölthető űrlapon benyújtani. Nyomtatott formában kizárólag ezeket szükséges benyújtani, ezen túlmenően – amennyiben az elektronikus benyújtás nem a pályázatkezelő szakrendszerben történik – ezeknek a dokumentumoknak az elektronikus példányát, valamint minden más, alátámasztásra szolgáló dokumentumot adathordozón (CD, DVD) kell benyújtani.
  
• A szakmai beszámolót és a pénzügyi elszámolást kizárólag együtt, egy időben lehet benyújtani. Konzorcium esetében közös szakmai beszámolót kell készíteni, míg a pénzügyi beszámolót minden tag külön-külön készíti el, de ebben az esetben is minden dokumentumot egy küldeményben, egy időben kell eljuttatni az NKFI Hivatalhoz.
  
• A szakmai beszámolót a támogatási szerződésben megadott szakmai vezetőnek (projektvezető) vagy a Kedvezményezettek képviseletében eljáró, aláírásra jogosult személyeknek kell ellenjegyeznie, míg a pénzügyi elszámolásokat a Kedvezményezettek képviseletében eljáró, aláírásra jogosult személyeknek kell aláírniuk. A szakmai beszámolóval és a pénzügyi elszámolással kapcsolatos további információk és a kapcsolódó letölthető dokumentumok az NKFI Hivatal honlapjáról érhetőek el.
  

Módosultak az adataim, mikor és hogyan szükséges jeleznem? 

A támogatással, illetve a támogatási szerződéssel összefüggő adatokban történő változást a változást követően azonnal, de legfeljebb 8 napon belül szükséges jelezni az NKFI Hivatalnak. Cégkivonaton szereplő adat változását az új adat cégkivonatban történő megjelenését követően szükséges jelezni az alábbiak szerint:

• Támogatási szerződés megkötése után:
  
  Az adatváltozás-bejelentést az NKFI Hivatal honlapjáról letölthető „Adatváltozás bejelentő lap” kitöltésével és az NKFI Hivatalba beküldésével, vagy ha erre a támogatási szerződés lehetőséget biztosít az elektronikus pályázatkezelő rendszeren keresztül kell kezdeményezni. A letölthető sablonok és további információk az NKFI Hivatal honlapján érhetők el.
  
  Az adatváltozás-bejelentési kötelezettségnek egészen a pályázat teljes pénzügyi zárásáig eleget kell tenni, amennyiben a pályázatban fenntartási időszak van meghatározva, akkor a fenntartási jelentés elfogadásáig. 
  
• Döntést követően, támogatási szerződés megkötése előtt:
  
  A pályázat benyújtását követően beállt adatok változását a támogatási szerződés egyeztetési folyamatában szükséges jelezni, és ellenőrizni, hogy a támogatási szerződés az aktuális adatokkal legyen kitöltve. 
  
• Pályázat benyújtását követően, döntést megelőzően:
  
  Amennyiben a pályázat benyújtását követően bármely adatban változás következik be, azokat az NKFI Hivatal Ügyfélszolgálatának kell haladéktalanul jelezni a pályázatban megadott e-mail címen.
  

Az NKFI Alapból finanszírozott innovációs projektek terhére történő beszerzések szabályairól

A beszerzésekre vonatkozó szabályokat mindig a vonatkozó Pályázati Felhívás és Útmutató, illetve a Támogatási Szerződés és annak mellékletei tartalmazzák.
Amennyiben az adott előírás rögzíti a piaci ár igazolását vagy árajánlat bekérését, abban az esetben egy költségtétel alátámasztása 1 db érvényes, a helyzet- és piacfelmérésben résztvevő által kiállított tájékoztatással, vagy ajánlattal történik. Ezen dokumentum tartalmazza (a projekt keretén belül, a támogatási kérelem benyújtását követően beszerzésre kerülő új eszköz esetén) például:

• a helyzet- és piacfelmérésben résztvevők megnevezését, aláírását, nyilatkozatát a kereskedői vagy gyártói státuszra vonatkozóan;
  
• a piacfelmérés tárgyának pontos megnevezését; típusát, műszaki paramétereit, szakmai jellemzőit, rendelésre gyártott beszerzés esetén a technikai feltételek és az egyedi költségkalkuláció részletes feltüntetését;
  
• az eszköz gyártási évét és a forgalmazó nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy az eszköz új;
  
• a helyzet- és piacfelmérésben résztvevők honlapjának elérését.
  

Az NKFI Hivatal az ellenkező bizonyításáig egy nyilatkozatot felelősségvállalásként kezel, azaz hogy a kiállítója a nyilatkozatot megtette, elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el.

Amennyiben az Ajánlattevő szövegszerűen rögzíti, hogy üzletszerűen foglalkozik a gyártással / forgalmazással / szolgáltatás nyújtásával és / vagy az adott termék új, úgy az NKFI Hivatal felé az ajánlat nyilatkozatként is szolgál – viszont, ez esetben kötelező ellátni keltezéssel, aláírással, bélyegzővel vagy elektronikus aláírással az ajánlatot.

Az NKFI Hivatal legjobb tudomása szerint az SAP és a SCALA megbízható software-ek, amelyek nem csak valós információkat nyújtanak a döntések meghozatalához, hanem alkalmasak az előzmények visszakeresésére is. Ennek okán biztosítottnak tekinthető azon árajánlatok érvényessége, amelyek ezen ügyviteli rendszerekből lettek generálva.
Másrészről egyértelmű, hogy a keltezéssel, aláírással és bélyegzővel ellátott (be)szállítói nyilatkozat – miszerint az ügyviteli rendszer által generált árajánlat érvényes – mindig irányadó.

Ugyanezen szabály alkalmazandó az on-line rendszeren keresztül beérkező ajánlatokra. Az NKFI Hivatal elfogadja az ajánlatról készült képernyőmentést, illetve a kinyomtatott ajánlatot, amennyiben ezeken jól kivehetőek és beazonosíthatóak a felek, az ajánlat tárgya és értéke, a projektazonosító, valamint a printscreen avagy nyomtatás készítésének dátuma.
Viszont felhívjuk figyelmüket, hogy ügyviteli rendszerből / online felületről generált ajánlat esetén, mellékelni szükséges az Ajánlattevő kifejezett nyilatkozatát az üzletszerű tevékenységre és / vagy a termék újszerűségére vonatkozóan (keltezéssel, aláírással, bélyegzővel vagy elektronikus aláírással).

Továbbá, az NKFI Hivatal elfogadja a projektazonosító árajánlaton történő utólagos feltüntetését, amennyiben az Ajánlatkérő záradékként rögzíti azt.

Az EPTK felületen benyújtott szerződésmódosításokra és beszámolókra vonatkozóan

A mellékelt dokumentumban az alábbi témakörök kifejtése található:
Gyakran ismételt kérdések – az EPTK felületen benyújtott szerződésmódosításokra és beszámolókra vonatkozóan PDF (357 KB)

• Támogatási szerződés/Támogatói okirat hatálybalépését követően a projekt megvalósítása megkezdődött, azonban a támogatási előleg finanszírozása a mai napig nem történt meg. Mi a teendőm?
• Szeretnék előleget igényelni, de nem aktív az EPTK felületen az előlegigénylés menüpont.
• A folyósított támogatási előleg kevesebb, mint az EPTK felületen igényelt előleg összege.
• Az elszámolásunkkal egyidejűleg nyújtottuk be előlegigénylésünket. Kérjük, szíveskedjenek tájékoztatni a beadott előlegigénylésünk státuszáról, illetve a várható folyósításról.
• Konzorciumi tagcserét követően nem tudunk új előlegigénylést szerkeszteni Mit tegyünk?
• Előleg igénylést egyet nyújtottunk be, azonban a pályázatkezelési szakrendszerben csökkentett összeggel került elfogadásra és megjelent még egy támogatási előleg, amit nem mi rögzítettünk. Kérjük tájékoztatásukat miért került rögzítésre a pályázatkezelési szakrendszerben még egy előlegigénylés.
• Mi történik abban az esetben, ha az 1. mérföldkőhöz tartozó költségek összege nem éri el a már kifolyósított támogatási előleg összegét? Vissza kell fizetni a fel nem használt támogatási előleg összegét vagy a 2. mérföldkőhöz kapcsolódó támogatási előleg folyósítása során kisebb összeg kerül utalásra?
• Van lehetőség arra, hogy egy adott mérföldkőhöz kapcsolódó kifizetési kérelemben nem a támogatási előleg terhére kerüljön a támogatás összege elszámolásra?
• A kifizetési kérelem beküldését követően vettük észre, hogy kimaradt egy (vagy több) számla/költségtétel az elszámolásból. Hogyan tudjuk ezeket az elszámolásba berögzíteni?
• Amennyiben fél évvel meghosszabbítjuk a projekt befejezését, szükséges-e az eredeti időszakra szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást benyújtani?
• Az NKFI Hivatal honlapján olvastam, hogy egyszerűsített beszámoló benyújtását is választhatjuk, ebben az esetben szerződésmódosítás keretében javasolják összevonni a költségsorokat. Milyen jellegű költség összevonásokra van lehetőség?
• Milyen esetekben lehet költségösszevonást alkalmazni?
• A beszámoló benyújtásakor milyen összesítő bizonylatokat lehet rögzíteni az EPTK-felületen?
• Lehetséges-e azonos munkaszakaszon belül a költségnemek közötti átcsoportosítás támogatási szerződés/támogatói okirat módosítása nélkül?
• A pályázat benyújtása során, az EPTK felületen adminisztrációs hiba következtében az eszközbeszerzéseket nem Kutatási infrastruktúrához nyújtott beruházási támogatásként rögzítettük. Módosítási igény keretén belül van-e lehetőségünk infrastruktúrához nyújtott beruházási támogatásként átrögzíteni a tervezett eszközbeszerzéseket?
• Amennyiben a pályázat benyújtásakor más eszköz vagy szolgáltató kiválasztásával terveztünk, azonban a külső tényezők változása miatt más szolgáltatóval valósítanánk meg a beszerzéseket, abban az esetben milyen bejelentési kötelezettségeink vannak az NKFI Hivatal felé?
• A pénzügyi beszámoló benyújtásakor a számlaösszesítő formanyomtatványt („EPTK pénzügyi beszámoló formanyomtatvány”) konzorciumi tagonként kell elkészíteni könyvvizsgálóval szükséges hitelesíteni. A támogatás összegétől függetlenül kötelező a projekt terhére elszámolandó költség tételekre elkészített számlaösszesítőt könyvvizsgálóval hitelesíteni? Amennyiben kötelező a könyvvizsgáló általi hitelesítés, akkor a könyvvizsgáló díjazása a projekt terhére elszámolható-e annak ellenére, hogy előzetesen nem volt betervezve?
• A beszámoló benyújtásával egyidejűleg milyen dokumentumokat szükséges beküldeni az EPTK felületén?
• Mintavételt követően milyen módon szükséges benyújtani a kiválasztott költségeket alátámasztó dokumentumokat?
• Milyen alátámasztó dokumentumokat kell záradékolni?
• Kötelező-e az EPTK felületen legenerálható számlaösszesítő használata?
• A beszámoló összeállítása során vettük észre, hogy a pályázati kiírásban meghatározott százalékos értékeket túlléptük (projektmenedzser, igénybevett szolgáltatások). Ilyen esetben, hogyan tudjuk elszámolni a projekt terhére fordított bérköltséget, illetve a projekt megvalósításához beszerzett szolgáltatásokat?
• A projekt megvalósítása a bejelentett székhelyen történik, azonban további megvalósítási helyen is történik kutatás. Van-e lehetőség olyan ingatlan bérleti díjának elszámolására, amely nem megvalósítási helyszín, de kapcsolódik a projekthez?
• Belföldi fordított adózás szabályai alá tartozó számlát kívánunk elszámolni (pl. kölcsönzött munkaerő esetén), hogyan tudjuk rögzíteni az EPTK felületén?
• Azt tapasztaltuk, hogy a külföldön, devizában kiállított számlák esetén eltérés mutatkozott a kiegyenlítés és az EPTK felületen elfogadott összeg között. Kérjük tájékoztatásukat, hogy miből adódhat az különbözet.
• Vannak olyan eszközbeszerzéseink, melyek a hosszabb szállítási határidő miatt várhatóan nem fognak a megadott határidőig teljesülni, de részben vagy egészben pénzügyileg rendezésre kerültek a partnerrel történt megállapodás alapján. Ezen eszközbeszerzések hogyan számolhatók el? Elszámolhatjuk-e a kiadásokat ebben a munkaszakaszban, hiszen azok felmerültek és kifizetésre kerültek vagy csak a leszállítást követően?
• Amennyiben a projekt támogatási szerződése nem tartalmaz fenntartási kötelezettséget, hogyan tudjuk megszüntetni a bankszámláinkra vonatkozó beszedési megbízásokat?
• Szállítói finanszírozás keretében hogyan szükséges rögzíteni a számlát az EPTK felületen?
• Az elszámolás teljes ellenőrzése során írásbeli megállapodás kiválasztását kéri a pályázatkezelési szakrendszer. Milyen módon tudok eleget tenni a rögzítésnek?
• Az elszámolás teljes ellenőrzése során szállítói szerződés rögzítését kéri a pályázatkezelési szakrendszer. Hogyan tudom rögzíteni a szerződést?
• Hogyan tudom felvinni az alkalmazottaimat szállítóként tekintettel arra, hogy nem rendelkeznek adószámmal, illetve milyen gazdálkodási forma kódot kell kiválasztanom magánszemély esetén?
• A bérek rögzítése során milyen dátumot kell kiválasztanom a Bizonylat kelte, Teljesítés dátuma, illetve a kiegyenlítés dátuma mezőkben?
• Az elszámolás benyújtása során a következő figyelmeztetést kaptam: Figyelem! Az elszámolásban igényelt támogatás nem éri el a minimálisan elszámolható- vagy meghaladja a mérföldkövenként átcsoportosítható korlátozást. Kérjük, javítsa vagy nyújtson be szerződésmódosítási igényt.
  Milyen lépéseket kell tennem, hogy a figyelmeztetés ne jelenjen meg a felületen?
• Mikor szükséges eleget tennem beszámolási kötelezettségemnek? Milyen dátumtól keletkezik a beszámolási kötelezettség?
• A mérföldkő lejárta után nem tudjuk időben benyújtani a szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolásunkat. Lehetőség van-e hosszabbítást kérni a benyújtásra?
• Az EPTK felületen korábban benyújtott beszámolónkra / módosítási igényünkre vonatkozóan hiánypótlásra kaptunk felszólítást. A szabadságolások miatt a megadott határidőt nem tudjuk tartani, van-e lehetőség határidő hosszabbításra.
• Felrögzítettem a pénzügyi elszámolás tételeit, de nem tudom EPTK felületen keresztül beküldeni a pénzügyi elszámolást. Mi a teendő?
• Pályázatunkhoz korábban megadott projektkezelő e-mail címét szeretnénk megváltoztatni. Az új e-mail címmel történő belépést követőn látható az adott projekt a SAJÁT PROJEKTJEIM menüpont alatt, azonban a rendszerüzenet figyelmeztet, hogy nem rendelkezem jogosultsággal a projekt szerkesztésére vonatkozóan.
• Az e-mail címemhez történt regisztráció lejárt, hogyan tudom meghosszabbítani?
• Szerződésmódosítási kérelmem még nem zárult le, azonban az EPTK felületen aláírásra megküldött támogatási szerződésben szerepeltetett adatok nem megfelelőek. Kérem szíves tájékoztatásukat, hogy általunk szükséges-e javítani?
• Az ügyvezető a gazdasági társaság alakulása óta az „igazgatóság elnöke” pozíciót tölti be. Kérem szíves tájékoztatásukat, a megküldött módosított támogatási szerződésen ezt az adatot szükséges-e, egyáltalán lehetséges-e javítani?
• Konzorcium esetén a szakmai beszámoló benyújtása tagonként vagy együttesen történik?
• A projekt zárásakor milyen típusú beszámolót szükséges benyújtani?
• Szükséges-e papír alapon beküldeni a szakmai beszámolót, illetve kinek kell aláírnia?
• Beküldhetem a beszámolóval együtt a szerződésmódosítást?
• Milyen alátámasztó dokumentumokkal tudom igazolni az elvégzett feladatokat, illetve hova tudom ezt felcsatolni?
• Mi a teendő abban az esetben, ha eszközt, beszállítót vagy szolgáltatót változtatok a megvalósítás során?
• Az indikátorok adatait szeretném módosítani, hogyan tudom az EPTK felületen rögzíteni a módosításokat?
• A pályázat tervezése során konferencia részvételt terveztünk. Kérem szíves tájékoztatásukat, hogyan tudom a konferencia részvételt elszámolni, szükséges-e a szakmai beszámolóban feltüntetni a konferenciához kapcsolódó költségeket, stb.?
• Kérem szíves tájékoztatásukat, milyen számítás alapján tudom meghatározni a projektre fordított munkaidő (FTE) értéket?
• Milyen módon szükséges feltüntetni a záró szakmai beszámolóban kért kötelező vállalásokat, számszerűsíthető eredményeket, illetve milyen alátámasztó dokumentumokkal tudjuk igazolni ezek teljesülését?
• Minden konzorciumi tagnak kötelező kihelyezni a "C" vagy "D" típusú tájékoztató táblát?
• A sajtóközleményt a konzorcium vezetője elkészítette. A közleményt minden tagnak szükséges megjelentetnie?
• Elfogadhatónak tekinthető a szakmai beszámolónk, amennyiben további hiánypótlási felszólítást nem kaptunk?
• A projekthez kapcsolódó fenntartási jelentésünket elfogadták. A továbbiakban van-e még bármilyen jelentésbeli kötelezettségünk az NKFI Hivatal felé a projekttel kapcsolatban, vagy a projektet lezártnak tekinthetjük?
• Amennyiben az általunk képviselt cég tulajdonosi szerkezete megváltozik a projekt fenntartási időszakában, van-e bármilyen bejelentési kötelezettségünk az NKFI Hivatal felé?